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BadgeBot: un moyen pratique de créer des badges passionnants

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Hans Moritz Günther est chercheur au MIT. Il travaille sur les émissions à haute énergie des jeunes étoiles et leurs jets et sorties. Il était président du COL pour l'atelier Cool Stars 20 en 2018 (550 participants), et était sur le COL pour deux conférences liées à TESS à l'été 2019. Ce billet est le quatrième d'une série de messages sur les conseils pour organiser des conférences.

Dans le premier article de cette série, j'ai discuté des meilleures pratiques pour les tags de nom de conférence. En bref, ils devraient avoir le nom du participant en grosses lettres et être facilement lisibles à distance. Dans cet article, je veux partager un moyen de rendre les tags de nom de conférence plus excitants: donner aux participants un moyen de personnaliser leur badge en ajoutant une (ou deux, si vous imprimez recto verso, ce que je recommande fortement) des images scientifiques à leur badge . Nous l'avons fait pour Cool Stars 20 et pour deux conférences TESS en 2019 et nous avons reçu beaucoup de commentaires positifs. Luisa Rebull a déclaré que:

Ce que (le COL) a fait pour les dernières Cool Stars était du génie – (le LOC) nous a demandé un graphique (résultat (s) scientifique (s)) à mettre sur notre étiquette. Cela a suscité beaucoup de bonnes conversations!

Je sais qu'il y a quelques autres conférences qui prévoient de mettre en œuvre cette technique dans un an ou deux.

Voici quelques exemples de badges finis:
badges
Ce n'était pas à l'origine mon idée – je l'ai vu pour la première fois implémenté lors d'un atelier organisé par Alyssa Goodman, qui l'a elle-même empruntée à Felice Franke qui l'a utilisée pour un certain nombre de conférences depuis 2001. Ce qui est nouveau, c'est que j'ai écrit un script automatisé qui permet les participants à télécharger des images, ce qui rend ces badges possible pour des conférences avec des centaines de participants.

Comment l'avons-nous fait pour plus de 500 personnes? J'ai écrit un script Python qui génère des badges au format PDF avec des images d'espace réservé. Nous avons configuré une nouvelle adresse gmail pour que le script puisse ensuite envoyer un brouillon de badge à tous les participants. Le script surveille également l'adresse gmail pour télécharger de nouveaux e-mails et analyse ces e-mails pour trouver les modifications demandées (par exemple, si une image est jointe, elle l'ajoute au badge). Après chaque modification, le script crée un nouveau PDF pour le badge de conférence avec ces mises à jour et le renvoie par e-mail afin que le participant à la conférence puisse confirmer que tout semble correct après la modification. Ce script Python est open source et disponible sur GitHub.

Notre disposition est pour un badge de 4 pouces par 6 pouces (environ 10 cm par 15 cm) avec un logo de conférence en haut, suivi du pronom, du nom et de l'affiliation du participant, avec un espace pour une image ci-dessous. Tout en bas, le script peut inclure une barre de couleur avec une étiquette (par exemple, vert pour les membres "LOC", orange pour "haut-parleur du panneau", etc.); les badges avec une barre de couleur ont simplement un peu moins d'espace pour l'image. Nous autorisons deux images différentes (une pour l'avant et une pour l'arrière) et nous avons imprimé les faces avant et arrière côte à côte sur une imprimante laser standard. À l'aide d'un grand coupe-papier, nous coupons environ 20 feuilles à la fois. Nous avons ensuite plié le papier et l'avons inséré dans un porte-badge.
planche
Et voici à quoi cela ressemble après les avoir tous assemblés:
piles
Il reste du travail manuel à faire avec ce processus, mais il est gérable. Quelques personnes ont signalé des problèmes et nous avons dû réparer leurs badges à la main. Nous avons également vérifié tous les badges avant de les imprimer pour capturer des images qui auraient violé notre code de conduite (aucune) ou contenaient des erreurs évidentes (par exemple, le nom a été défini sur «INSÉRER VOTRE NOM ICI»). Sans compter le temps pour programmer le script (ce que vous n'avez pas à refaire car vous pouvez utiliser le mien), il a fallu peut-être un après-midi pour configurer (créer l'adresse e-mail, créer le modèle de badge, envoyer des e-mails) et un après-midi pour trois personnes pour vérifier, imprimer et couper les badges pour 550 participants – pas beaucoup de temps compte tenu du nombre de commentaires positifs que nous avons reçus!

Donc, si vous prévoyez d'organiser une réunion prochainement, le script Python est open source et disponible sur GitHub avec des instructions détaillées!

Bibmanager: un gestionnaire BibTex conçu pour les astronomes

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Patricio Cubillos est chercheur post-doctoral à l'Institut de recherche spatiale de Graz, en Autriche. Il travaille sur la caractérisation atmosphérique des exoplanètes. Il est également un passionné de thé.

Il y a quelques années, je voulais écrire un script pour trier les entrées de ce fichier BibTeX massif que nous avons tous. Après être tombé sur des tutoriels pour les nouveaux ADS et pytest, j'ai fini par créer Bibmanager, une application en ligne de commande pour la gestion de BibTeX.

À la base, Bibmanager est une base de données BibTex qui conserve toutes vos entrées en un seul endroit. Cette conception permet au code d'automatiser des tâches fastidieuses, telles que la suppression des doublons, la synchronisation avec ADS et la génération de fichiers BibTeX lors de la compilation d'un document LaTeX. Il sert également de base de données PDF, vous permettant de les récupérer directement à partir d'ADS. Voici quelques-unes des fonctionnalités:

La mise en route est aussi pratique que la fusion de vos fichiers bib dans la base de données (fusion bibm):
fusion de bibmL'utilisateur peut également ajouter des entrées manuellement en les copiant-collant (bibm add) ou en éditant directement la base de données (bibm edit).

Grâce à l'incroyable nouvelle interface ADS, Bibmanager permet des recherches dans ADS comme si vous étiez sur le navigateur ADS (bibm ads-search). Ensuite, la fonctionnalité permet à l'utilisateur d'ajouter des entrées directement à partir d'ADS en spécifiant son code bib ADS:
recherche-annonces bibmLes fonctionnalités de saisie semi-automatique vous montrent les champs de recherche disponibles, ce qui facilite la recherche de l'entrée que vous souhaitez au cours de la frappe.

Bibmanager génère également automatiquement un fichier bib lors de la compilation d'un document LaTeX. Ce fichier bib ne contient que les entrées citées dans le fichier LaTeX. Les commandes bibm latex ou bibm pdflatex permettent à l'utilisateur de choisir de compiler avec la directive latex ou pdflatex:
bibm latexSi des citations sont introuvables dans la base de données, le code vous alerte à la fin.
Alternativement, la commande bibm bibtex permet à l'utilisateur d'obtenir uniquement le fichier bib sans compilation.

Une fois que l'utilisateur a construit une base de données, la commande de recherche bibm permet de rechercher des entrées par différents champs:
recherche bibmLa syntaxe est similaire à une recherche ADS.

Ai-je mentionné que la nouvelle interface ADS est incroyable? Parce que c'est sérieusement. Grâce à cette interface, la commande bibm ads-update met à jour l'intégralité de votre base de données BibTex par rapport à la base de données ADS actuelle, en une seule commande:

Alors, oubliez ces entrées ArXiv obsolètes. Si vous ne souhaitez pas avoir de base de données BibTex, la commande de nettoyage de bibm effectue la suppression des doublons et la mise à jour ADS pour vos propres fichiers de bib, donc pas besoin de compromis.

Enfin, Bibmanager peut également conserver une base de données des fichiers PDF associés aux entrées BibTeX. L'utilisateur peut lier manuellement un fichier PDF aux entrées via la commande bibm pdf, l'ouvrir via la commande bibm open et récupérer directement un PDF depuis ADS via la commande bibm fetch:
bibm fetchToutes ces commandes ont des fonctionnalités de saisie semi-automatique pour permettre de rechercher la bonne entrée / code bib. Aussi, tant que l'utilisateur fournit un code bib valide, vous pouvez récupérer n'importe quel PDF (pas besoin qu'il soit une entrée dans la base de données).

Bibmanager est compatible avec Python3.6 + (installer pip bibmanager), a été testé pour fonctionner à la fois sous Linux et OS X, et est entièrement documenté (avec de nombreux exemples) sur le site Web de Bibmanager. Le code est open source sous licence MIT. Voir aussi ce tutoriel vidéo sur YouTube:

(intégré) https://www.youtube.com/watch?v=WVmhdwVNXOE (/ intégré)

Avez-vous des questions? Jetez un œil à la FAQ. Encore des questions? Quelles fonctionnalités aimeriez-vous voir? Commentez ci-dessous ou envoyez un e-mail à Patricio sur pcubillos (at) fulbrightmail.org. N'hésitez pas non plus à ouvrir des problèmes et à extraire des demandes sur le référentiel Github!

Suggestions d'applications de prise de notes pour iPad

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UNE discussion récente sur Twitter a engendré quelques suggestions pour les meilleures applications iPad pour prendre des notes et utiliser un iPad comme partie intégrante de votre flux de travail. Nous voulions diriger les gens vers certaines des suggestions d'autres scientifiques.

GoodNotes a reçu plusieurs recommandations, notamment pour la prise de notes manuscrites. Si vous souhaitez utiliser du papier millimétré pour votre prise de notes mais que les modèles de graphique GoodNotes natifs sont trop épais, Dr. Robert McNees fourni un certain nombre de modèles que vous pouvez utiliser. Il les a fait en utilisant LaTeX et pgf / TikZ, et vous pouvez trouver le code pour faire le vôtre sur sa page GitHub.

En outre, Evernote, ainsi que l'application Evernote pour l'écriture manuscrite, Penultimate, sont fortement recommandés.

Dre Julianna Dacalnton a suggéré plusieurs applications pour augmenter l'utilisation d'un iPad:

Les autres applications qui valent le détour incluent:

Quelles sont vos applications de prise de notes préférées pour tablettes? Laissez un commentaire ci-dessous si vous avez des suggestions ou des conseils supplémentaires!

Citer un logiciel d'astronomie: exemples de texte en ligne

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Auteurs: Daina Bouquin, Gus Muench, Kelle Cruz, Daniel Chivvis, Edwin Henneken

Daina (@dainabouquin) est le bibliothécaire en chef du Center for Astrophysics, Daniel est assistant de projets numériques à la bibliothèque du CfA et Edwin fait partie de l'équipe ADS du CfA. Gus (@AAS_Publishing) fonctionne pour AAS Journals en tant qu'éditeur de données. Kelle Cruz (@kellecruz) est le rédacteur en chef d'AstroBetter. Ce poste a commencé comme un projet lors de la journée AAS233 Hack Together. Il s'est avéré extrêmement difficile à écrire et a pris de nombreux télécons pour terminer!

Les personnes qui essaient de citer un logiciel peuvent le faire de manière à ne pas accorder de crédit significatif aux auteurs ou à établir des voies d'accès au logiciel lui-même. Si le logiciel n'est pas cité correctement, les auteurs ne bénéficieront pas pleinement de la citation. Dans cet article, nous fournissons des instructions de citation de base, quelques exemples de cas d'utilisation courants et quelques questions à prendre en compte lorsque vous citez un logiciel. Ce message n'est pas complet mais nous l'espérons utile pour les cas d'utilisation les plus courants. De plus, le paysage autour de la citation des logiciels évolue rapidement et la plupart des ressources actuellement disponibles (par exemple, Zenodo, ADS, AAS Journals) ne fournissent pas systématiquement des informations de citation qui sont formatées de la manière que nous recommandons ci-dessous. En conséquence, les auteurs devront souvent apporter quelques modifications et creuser pour que les logiciels soient cités aussi significativement que possible.

Tous les exemples ci-dessous sont également disponibles dans un document d'accompagnement au verso.

Dans le texte

À quoi faites-vous le lien?

Une caractéristique distinctive majeure qui influe sur la façon dont le logiciel peut être cité est de savoir si le logiciel a ou non un identifiant résolvable (par exemple, DOI) ou seulement une URL (par exemple, GitHub). Les DOI sont créés par des organisations dédiées à la conservation à long terme de votre code (par exemple, Zenodo). Citer un logiciel DOI aide à prévenir la pourriture des liens et indique clairement que votre citation concerne un logiciel plutôt qu'un document. Donc, en général, lorsque le logiciel que vous souhaitez citer a à la fois un DOI et une URL, citez le DOI. Vous pouvez également noter l'URL, mais ce n'est pas nécessaire si vous citez le DOI.

Exemple 1:
Dans cet exemple, nous montrons comment faire référence aux logiciels utilisés pour générer les résultats présentés dans un article. La version du logiciel utilisée pour obtenir les résultats doit être archivée dans Zenodo ou dans un autre référentiel d'archivage DOI-minting. Nous montrons également comment pointer vers le logiciel en développement en ligne.

Le logiciel est disponible sur GitHub1 sous un et version est archivé dans Zenodo (Cruz et al.2019).

1. Eudoxus base de code: http://github.com/kelle/eudoxus

footnote { texttt {Eudoxus} codebase: url {http://github.com/kelle/eudoxus}.}

Exemple 2:
Dans cet exemple, nous montrons comment faire référence aux différents scripts et / ou données qui ont été utilisés pour générer des résultats et des chiffres présentés dans un article et qui ne sont pas en cours de développement actif. Les scripts doivent être archivés dans Zenodo ou dans un autre référentiel d'archivage DOI-minting.

Les scripts et les données utilisés pour effectuer l'analyse et générer ce manuscrit sont disponibles sur GitHub2 et archivé à Zenodo (Cruz et al.2019).

2. Documents supplémentaires: http://github.com/kelle/eudoxus-supp

footnote {Documents supplémentaires: url {http://github.com/kelle/eudoxus-supp}.}

Et s'il n'y a pas de DOI?

Si le logiciel n'a pas de DOI, reportez-vous à une URL qui renvoie directement au logiciel lui-même dans la mesure du possible. Citer le code lui-même, par opposition à la documentation ou à un site Web de package, est extrêmement important. Assurez-vous de noter la version du logiciel que vous avez utilisée, une date de sortie s'il n'y a pas de numéro de version disponible ou la date du dernier hachage de validation du code que vous avez utilisé (le hachage de validation est une chaîne de 40 caractères).

Si vous citez un logiciel qui n'a pas de DOI, recherchez les métadonnées de citation dans les fichiers README et autres documentations associées au logiciel. Idéalement, les auteurs du logiciel auront créé un fichier distinct pour spécifier les informations de citation et rendu ce fichier disponible avec leur code source (par exemple, CITATION.cff, CodeMeta.json).

Exemple 3:
Dans cet exemple, nous montrons comment faire référence à et citer des logiciels qui ont des versions versionnées, mais qui n'ont pas de DOI. L'exemple de progiciel n'a pas non plus de citation préférée explicitement définie. Dans cette situation, l'auteur de l'article doit déterminer l'URL la plus appropriée à citer. Le BibTeX pour cette entrée est abordé dans la section suivante.

Version 1.0 d'Oenopides3 a été utilisé pour faire une partie de l'analyse présentée dans ce document (Oenopides Project, 2014).

3. Site Web d'Oenopides: https://bitbucket.org/oenopides

footnote { texttt {Oenopides} site Web: url {http://bitbucket.com/oenopides}.}

Exemple 4:
Dans cet exemple, nous montrons comment faire référence à et citer des logiciels qui n'ont pas de DOI ou de versions versionnées.

Aglaonice4 (consulté le 14 décembre 2014) a été utilisé pour effectuer une partie de l'analyse.

4. Aglaonice au 14 décembre 2014: http://github.com/user/aglaonice/tree/12ao345oeu678

footnote { texttt {Aglaonice} depuis le 14 décembre 2014: url {http://github.com/user/project/tree/12ao345oeu678}.}

Que se passe-t-il si la citation préférée fournie par les auteurs du logiciel ne fait pas directement le lien avec le logiciel lui-même?

Si les auteurs souhaitent que vous citiez un article, citez l'article en plus d'un DOI ou d'une URL qui pointe directement vers la version du logiciel que vous avez utilisée.

Exemple 5:

Hypsicles a été développé pour (Muench et al. 2014). La version 1.2 d'Hypsicles a été utilisée pour analyser nos résultats et est archivée dans Zenodo (Bouquin et al.2019).

Section logiciel

Les logiciels fondamentaux utilisés par de nombreux packages peuvent être cités dans la section des logiciels des revues AAS. Les entrées BibTeX pour ces packages sont fournies sur le wiki: Software.bib.

Exemple 1:

Logiciel: MOOG (Sneden et al.2012), LMFIT (Newville et al.2014), PyRAF (Science Software Branch at STScI 2012), Astropy (Astropy Collaboration et al.2013, 2018), SciPy (Jones et al.2001), Pandas (McKinney 2010), Matplotlib (Hunter 2007).

software {LMFIT citep {lmfit}, PyRAF citep {pyraf}, Astropy citep {astropy: 2013, astropy: 2018}, SciPy citep {Scipy}, Pandas citep {Pandas}, Matplotlib citep {matplotlib} , Numpy citep {numpy}}

Section Références

La section des références d'un document sert de liste de citations formelles qui pointent vers toutes les citations dans le texte utilisées tout au long de ce document. Cela signifie que, bien que les notes de bas de page et les remerciements puissent être utiles, ils ne sont pas capturés comme des citations formelles dans un document. Autrement dit, si quelque chose n'est pas inclus dans la section des références, ce n'est pas une citation.

Les citations de logiciels sont similaires à d'autres types de citations telles que les livres, les revues, etc. Cependant, lorsque vous les ajoutez aux sections de références, certaines informations spécifiques au logiciel sont nécessaires. Cela inclut le ou les auteurs ou créateurs du code en plus du nom du progiciel. La version du logiciel (par exemple, v.01) et sa date de sortie sont également des informations importantes à inclure dans la citation. Notez que dans le cas de projets open source, où le (s) auteur (s) ou créateur (s) sont inconnus ou difficiles à déterminer, utiliser «(Package Name) Project» est tout à fait approprié. De même, l'utilisation de «(Nom de l'entreprise)» suffit pour les projets commerciaux (par exemple, «(Knightware)» pour le package Deep-Sky Planner).

Un identifiant unique pour un package, tel que son DOI, son code bib ou son ID arXiv, est l'une des parties les plus importantes des citations logicielles incluses dans les sections de références. Une URL vers le site Web ou le référentiel numérique du projet (par exemple, GitHub ou GitLab) peut également être utilisée comme identifiant (reportez-vous aux exemples 3 et 4 ci-dessus).

Il existe un type d'entrée @software BibTeX, mais il n'est pas encore largement adopté. Nous vous recommandons donc, sauf indication contraire de votre éditeur, d'utiliser le type d'entrée @misc pour le logiciel.

Exemple 1:
Dans cet exemple, nous montrons une entrée pour un logiciel avec DOI publié par Zenodo. En particulier, nous avons ajouté les champs version, éditeur et mot clé. «Logiciel d'astronomie (1855)» est le concept UAT formel qui doit être entré dans le champ de mot-clé.

Cruz et al. 2014, «Eudoxus», v1.0, Zenodo, doi.10.5281 / zenodo.12345

@misc {eudoxus_key,
auteur = {Cruz, Kelle et Bouquin, Daina et Muench, August et Chivvis, Daniel et Henneken, Edwin},
title = {Eudoxus},
mois = avril,
année = 2019,
doi = {10.5281 / zenodo.12345},
url = {https://doi.org/10.5281/zenodo.12345},
version = {v1.0},
éditeur = {Zenodo},
mots-clés = {Logiciel d'astronomie (1855)}

}

bibitem (Cruz et al. (2019)) {eudoxus_key} Cruz, K. 2019, «Eudoxus», v1.0, Zenodo, doi: 10.5281 / zenodo.12345

Exemple 2:
Dans cet exemple, nous montrons une entrée pour un logiciel sans DOI et sans version de version. La date correspond à la date du code utilisé et l'URL correspond à ce hachage.

Aglaonice Project 2014, «Aglaonice», http://github.com/user/aglaonice/tree/12ao345oeu678

@misc {aglaonice_key,
author = {{Aglaonice Project}},
title = {Aglaonice},
urldate = {2014-12-01},
url = {http://github.com/user/aglaonice/tree/12ao345oeu678},
mots-clés = {Logiciel d'astronomie (1855)}

}

bibitem (Aglaonice Project (2014)) {aglaonice_key} Aglaonice Project 2014, “Aglaonice”, GitHub, url {http://github.com/user/aglaonice/tree/12ao345oeu678}

Exemples de papier complet

Les articles ci-dessous peuvent être utilisés comme exemples à suivre lors de la structuration de vos citations logicielles afin que ADS puisse les capturer.

Exemple de papier complet 1:
Ce document JGRA contient un mélange de citations logicielles appropriées utilisant des DOI Zenodo et des URL de logiciel dans les références:

Burrell, A. G. et al. 2018. «Snakes on a Spaceship — An Overview of Python in Heliophysics». Journal of Geophysical Research (Space Physics) 123 (12): 10,384. https://ui.adsabs.harvard.edu/#abs/2018JGRA..12310384B/abstract

Exemple de papier complet 2:
Ce document ApJ est un bel exemple de la façon de mentionner les logiciels à la fin du document et d'inclure les DOI Zenodo dans vos références:

Berger, Travis A., Andrew W. Howard et Ann Merchant Boesgaard. 2018. «Identification des jeunes hôtes hôtes de la planète Kepler à partir des spectres de lithium de Keck-HIRES». The Astrophysical Journal 855 (2): 115. https://ui.adsabs.harvard.edu/#abs/2018ApJ…855..115B/ abstrait

Asclepias

L'ADS peut désormais capturer les citations de votre logiciel lorsque votre logiciel est correctement cité à l'aide de Zenodo DOI. Cette fonctionnalité résulte d'un projet financé par la Fondation Alfred P. Sloan appelé Asclepias. Les citations de logiciels ne peuvent pas être capturées, sauf si la communauté adopte et normalise des pratiques standard comme celles décrites dans ce post.

Vous avez encore des questions? Veuillez utiliser la section des commentaires ci-dessous ou tweeter à @astrobetter ou l'un des auteurs et nous essaierons de vous aider du mieux que nous pouvons!

La technique du microphone démystifiée: améliorez votre prise de parole en public!

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Emily Hunt est une future doctorante à l'Université d'Heidelberg en Allemagne, où elle commencera une quête pour trouver des clusters ouverts dans les données du satellite Gaia. Dans ses temps libres, elle est ingénieure du son pour des spectacles de théâtre et de musique live. Une récente Fil Twitter La sienne sur la technique du microphone a suscité une masse solaire d'intérêt pour cette compétence souvent inexploitée – voici donc un blog de connaissances couvrant tout ce qu'une technologie sonore pourrait espérer qu'un orateur sache!

Parler en public est une compétence essentielle dans le milieu universitaire. Que ce soit lors d'une conférence ou lors d'une conférence, la prise de parole en public est une partie inévitable (et parfois redoutée) d'une carrière scientifique. Il y a un nombre infini de choses à apprendre sur la façon d'être un meilleur présentateur: à qui dois-je m'adresser? Combien dois-je mettre sur mes diapositives? Comment puis-je respecter les délais? Pourtant, un sujet crucial est souvent négligé: les microphones et comment les utiliser.

Ce court article vous donnera un cours intensif sur la technique du microphone – rendant vos présentations plus claires et plus audibles. Tout le monde peut lire votre dernier article ou prendre un manuel, mais vos exposés sont uniques de votre travail écrit dans votre livraison et vos explications. La partie parlante de la prise de parole en public est l'occasion de faire vraiment entendre votre travail – c'est donc une honte terrible si ce que vous avez à dire est difficile à entendre.

Vous ne pensez pas que vous avez besoin d'un microphone? Environ 5% des personnes ont une perte auditive invalidante et beaucoup d'autres ont une perte auditive légère, et ils apprécieront le volume et la clarté supplémentaires, quelle que soit la puissance de la projection de votre voix et en particulier dans les plus grandes salles. Pour aider les membres du public souffrant de perte auditive, certains sites sont équipés de boucles auditives qui transmettent le son aux aides auditives électromagnétiquement. La boucle auditive ne pourra aider les malentendants que si vous utilisez un microphone! De plus, de plus en plus d'événements permettent la participation à distance ou sont enregistrés, et ces participants ne peuvent pas entendre à moins qu'un microphone soit utilisé.

Pour vous aider à devenir plus à l'aise avec l'idée d'utiliser un microphone, commençons par parcourir les différents types de microphones et terminons par quelques conseils généraux.

Les microphones les plus difficiles à utiliser sont portables

Le type de microphone le plus difficile pour les non-initiés sont les ordinateurs de poche. Conquérir ces derniers et le reste sera un jeu d'enfant! Ils ressemblent un peu à l'image ci-dessous et peuvent ou non être sans fil. Les microphones à main sont courants lors de petits événements ou de tables rondes. Il est important de les tenir en toute confiance et correctement – trop loin et cela ne captera pas bien votre voix, et peut provoquer des commentaires.

Microphone à main

Une conception typique d'un microphone sans fil portable. (photo: Sennheiser)

Idéalement, vous devez tenir le microphone à environ 5 cm (2 pouces) et le diriger directement vers votre bouche. Il est tentant de le tenir plus loin, mais essayez de le garder à proximité. Le faire trop près est relativement moins problématique que trop éloigné.

Aussi – sauf si vous êtes à une conférence sur le hip-hop – ne mettez pas ce micro en coupe! Il perturbe le ton de votre voix et pourrait rendre le microphone plus enclin à être renvoyé.

Comment tenir un micro

Un diagramme montrant la technique correcte du microphone. (photo: Emily Hunt)

Si cela vous aide, vous pouvez imaginer que le microphone est une lampe de poche et que vous souhaitez qu'il illumine votre sourire. Pointez-le sur votre bouche, gardez-le à proximité et ne vous brûlez pas en prenant l'ampoule avec votre main! Il peut sembler assez étrange de le tenir correctement: il devrait être plus horizontal que vous ne le pensez et plus proche de votre bouche que vous ne le pensez. Efforcez-vous de surmonter cet inconfort et considérez le karaoké comme un excellent moment pour pratiquer!

Parfois, des microphones à main sont sur des supports. N'oubliez pas d'ajuster le support avant de commencer à parler pour suivre la règle des 5 cm (2 pouces). Emportez le microphone avec vous si vous décidez de vous promener – même les micros sans fil ne sont PAS CELA sans fil.

Ensuite: microphones de lutrin

D'accord! Partie difficile terminée. Les microphones de lutrin (une goutte de mousse à l'extrémité d'une longue tige courbée) sont relativement plus faciles – ils doivent simplement être ajustés pour pointer vers votre bouche. Pour les aider, projetez votre voix naturellement comme vous le feriez si vous n'étiez pas devant un microphone.

Micro col de cygne

Un microphone de lutrin / col de cygne typique. (photo: Sennheiser)

Les microphones de lutrin sont assez sensibles, alors ignorez la règle des 5 cm (2 pouces) d'en haut. En fait, leur parler de près les fera probablement paraître déformés. En règle générale, tout microphone non conçu pour être tenu dans votre main n'a pas besoin d'être aussi près de votre bouche qu'un ordinateur de poche. Tenez-vous au pupitre et projetez naturellement! Ils peuvent être pénibles car vous devez continuer à parler avec la tête tournée vers l'avant pour être capté, mais essayez d'utiliser des notes de présentation et des légendes sur vos diapositives pour éviter d'avoir à regarder vos diapositives en arrière pendant que vous parlez.

Des microphones qui bougent avec vous: revers et casques

Les micros à revers sont particulièrement courants sur les lieux de conférence: un petit microphone qui se connecte à un pack sans fil. Le microphone lui-même se clipse sur les vêtements à environ 10 cm (4 po) de votre menton, et n'a pas à vous inquiéter une fois installé! Idéalement, une technologie sonore sera à votre disposition pour vous aider.

Micro cravate

Un micro-cravate sur un blazer (à gauche) et une personne en cours de micro (à droite). (photos: Shure, lensrentals.com)

Chose ennuyeuse, les micros cravates fonctionnent généralement mieux avec des chemises boutonnées ou des blazers, car ils ont besoin de quelque chose à accrocher. Les vêtements pour femmes et les chemisiers en particulier ont tendance à se terminer trop près du menton, ce qui rend les micros plus difficiles à clipser au bon endroit. En tant que meilleure pratique pour les micros cravates, assurez-vous que vous ne portez pas de bijoux qui pourraient frapper le micro.

Les microphones de casque sont une alternative aux micros cravate – vous les avez peut-être vus dans les discussions TED. Ils ne sont pas aussi confortables que les micros à revers et ont besoin d'une technologie sonore à configurer en raison de leur fragilité, mais ils sonneront généralement mieux et ne dépendront pas de votre choix de tenue. La fin doit être à environ deux à quatre largeurs de doigt du bord de votre bouche pour ne pas avoir l'air haletant.

Micro casque

Miho Janvier donne une conférence TED en 2017 sur les tempêtes solaires. Repérez le micro du casque! (photo: TED)

Avec les micros cravate et micro-casque, vous aurez besoin d'un endroit pour placer l'émetteur sans fil, qui a à peu près la taille d'un paquet de cartes et qui a généralement un clip. Le port de vêtements avec des poches ou une ceinture vous aidera. Le fabricant de microphones Shure a un bon article sur le choix entre des microphones à casque ou à revers si vous voulez plus de lecture sur les différences entre les deux.

Mention honorable: Ces choses étranges de mon premier cycle

Quelque chose que je n'ai vu qu'à l'Université de Bath, ce sont des micros à cordon qui se clipsent autour du cou. Ils existent sûrement ailleurs aussi? Les micros de longe sont utiles car ils ne dépendent pas de vos vêtements et sont extrêmement faciles à enfiler (il vous suffit de les attacher autour de votre cou).

Micro longe

Un microphone à cordon qui se clipse autour de votre cou. (photo: Revolabs)

Quelques conseils généraux

Les microphones sont là pour renforcer votre voix – pas pour l'être. Une présentation silencieuse rend la vie d'un microphone / technicien du son plus difficile, car il y a moins de voix avec laquelle travailler (pensez au rapport signal / bruit) et plus de chances que le micro devra être tourné si fort qu'il revienne. La projection de votre voix, même lorsque vous portez un micro, est toujours importante.

Faites attention de ne pas descendre de la scène ou devant le système de sonorisation dans une salle à moins qu'on ne vous le dise ou que vous ne sachiez pas que ça va. Les micros placés devant ou à proximité des haut-parleurs ont plus de chances de réagir. Vous êtes plus en sécurité si vous restez sur scène. Oh – et si vous avez un microphone, supposez toujours qu’il est allumé. Y compris si vous allez aux toilettes.

Enfin, aux organisateurs de la conférence: vous pouvez aider vos conférenciers en vous assurant que votre salle dispose d'une gamme de microphones différents disponibles pour répondre à différents choix de vêtements et de types de corps. Il peut également être très utile d'organiser des vérifications sonores avant l'événement ou pendant les pauses pour vos présentateurs, afin de leur permettre de se familiariser avec le microphone qu'ils utiliseront. Cela est particulièrement vrai pour quelqu'un qui est nerveux. Entendre le son de votre voix à travers un microphone pour la première fois peut être rebutant, mais les vérifications sonores permettent à vos présentateurs de s'y habituer, ce qui peut aider leur discours à se dérouler plus facilement.

Et pendant que vous êtes ici – environ 5% des ingénieurs du son sont des femmes. Nous avons remporté des Oscars pour avoir mixé des musiques de films, travaillé sur la musique de Prince et aidé des groupes comme Pearl Jam à sonner de leur meilleur concert. Donc, ne présumez pas que tout le monde dans l'industrie est un "bon gars" ou un "bon homme"! Toutes les femmes en ingénierie du son que je connais ont fait face à des tas de sexisme, et même les choix linguistiques des gens nous effacent. À moins que vous ne sachiez que tous ceux qui font de la technologie du son lors d'un événement s'identifient comme un homme, veuillez simplement demander la «technologie du son». Il y a une chance que vous fassiez la journée de quelqu'un. (Je suis connu pour acheter des bières de musiciens pour ce faire. Vous pouvez en obtenir aussi. Il existe des incitations éthiques et pratiques!)

J'espère que cette discussion sur les types de microphone et les meilleures pratiques pour chacun sera utile! Avez-vous des questions ou des idées à partager? Pour une lecture plus approfondie, ce guide similaire divise certaines des informations ci-dessus en dix conseils simples, et le wiki AstroBetter contient de nombreuses informations sur diverses compétences de présentation.

Le Rumor Mill pour 2019-2020 est ouvert aux affaires!

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Nous avons enfin préparé le Rumor Mill pour la nouvelle saison: Postdoc and Term and Faculty and Staff. Les archives des années précédentes restent disponibles.

Pour rappel, voici la politique AAS sur les postes postdoc:

Le Conseil de l'AAS a adopté (1988) et réaffirmé (2003) une résolution stipulant qu'aucun poste postdoctoral ne devrait exiger une réponse du candidat avant le 15 février de chaque année. Cette politique s'applique aux postes postdoctoraux dont les cycles de recrutement suivent le calendrier normal de recherche académique (offres au début du printemps pour commencer l'été ou l'automne de la même année). Le texte de cette résolution est disponible sur la page Web de la résolution du Conseil. Les employeurs devraient tenir compte de cette politique dans leur processus de recrutement.

Peaufiner votre demande de bourse Hubble [Repost]

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Le programme de bourses Hubble de la NASA est un programme général qui comprend les bourses Hubble, Sagan et Einstein. La date limite de candidature cette année est le 4 novembre 2019 à 19 h 00 HAE. Afin de vous aider à compiler un dossier de candidature réussi, nous republions ce post AstroBetter de 2014. Il s'agit d'un post invité anonyme de deux anciens membres du comité Hubble Fellowship. Bien que le programme ait subi des modifications il y a plusieurs années, les conseils sont toujours pertinents et les liens ont été mis à jour pour répondre au programme actuel.

Le programme de bourses Hubble de la NASA comprend des bourses parmi les prix les plus prestigieux dans notre domaine et est porté comme un insigne d'honneur tout au long de la carrière d'un astronome. Le programme prévoit d'octroyer jusqu'à 14 bourses en 2019 à des candidats du monde entier pour financer une bourse de trois ans dans une institution basée aux États-Unis. La candidature à ces bourses est très différente de toute autre candidature et les conseils suivants sont censés éclairer le processus, fournir des attentes réalistes et permettre aux candidats de soumettre la candidature la plus solide possible.

Publier

L'une des mesures les plus faciles à consulter est la publication d'un candidat, en particulier son nombre. En 2014, les boursiers qui terminaient leur doctorat avaient généralement 6 ± 2 publications de premier auteur (avec un minimum de 3), tandis que ceux qui avaient déjà un post-doc en avaient 8 ± 1,4 (minimum de 6). Dans les deux cas, 1 à 2 d'entre eux peuvent avoir été soumis. Gardez à l'esprit qu'il n'y a pas de coupure absolue sur le nombre de publications qu'un candidat devrait avoir, ni de corrélation entre le nombre d'articles et le classement parmi les lauréats. Ce n'est là qu'un des nombreux facteurs pris en compte par chaque membre du comité individuellement.

Le nombre de publications n'est pas le seul facteur qui compte, bien sûr. Un article très cité montre que vous faites un travail percutant. Essayez de publier les articles suffisamment tôt dans votre doctorat pour qu'ils aient le temps d'accumuler des citations et de promouvoir activement votre travail en donnant de nombreuses conférences. Mais ne vous préoccupez pas de vos numéros de citation; les panélistes étaient circonspects quant à la réalisation que certains sous-domaines ont des taux de citation très élevés et d'autres pas.

Cultivez de bonnes lettres de référence

Dans le cadre de votre demande de bourse, vous devrez également soumettre les lettres de référence habituelles. Assurez-vous d'en avoir au moins deux de personnes qui vous connaissent suffisamment pour vous écrire des lettres très fortes. Si vous avez publié un article ensemble, il sera beaucoup plus facile pour votre rédacteur de lettres de vous donner une lettre très forte.

Alors, demandez-vous simplement aux gens de votre établissement d'origine d'écrire vos lettres pour vous? Pas nécessairement. Il est également avantageux pour vous d'avoir une lettre d'une personne extérieure à votre établissement de doctorat. Si vous avez déjà un postdoc, alors au moins une de vos lettres devrait provenir de votre nouvelle institution. Si cela n'est pas possible, essayez d'obtenir une lettre d'un collaborateur qui n'a pas participé à votre recherche de thèse.

Les lettres elles-mêmes devraient être très claires sur vos contributions intellectuelles à votre travail de thèse. Par exemple, est-ce que ce document révolutionnaire que vous avez publié était votre idée ou celle de votre conseiller? Les lettres doivent également commenter votre créativité et votre indépendance, vous devez donc cultiver ces qualités en vous-même; ils peuvent vous mener loin, même en dehors des demandes de bourses! Vos rédacteurs de lettres devraient également voir votre proposition de recherche afin qu'ils puissent la commenter. Nous aimons voir des commentaires comme «Sa proposition est ambitieuse mais entièrement réalisable et étend son travail passé dans une nouvelle direction significative…»

L'un des principaux objectifs des lettres est de renseigner des informations qui ne se retrouvent pas dans le reste de votre candidature. S'il y a quelque chose que vous souhaitez particulièrement mentionner, cela aide à rappeler à vos rédacteurs de lettres de telles informations. Par exemple, vous pouvez essayer une approche comme la suivante:

Cher Prof X – merci d'avoir écrit une lettre de référence pour moi! Ma candidature est jointe. Voici quelques points qui, à mon avis, ne ressortent pas clairement de ma demande. Si vous avez des conseils sur la façon dont je pourrais les incorporer, faites-le moi savoir.

  • Je suis l'un des 68 co-I sur 7 articles BaDAcRONYM, mais mes contributions individuelles à ces articles étaient en fait assez substantielles. Ceux-ci comprenaient…
  • Je suis le deuxième auteur de l'article Overachiever et al. 2011. Le premier auteur est un étudiant d'été de premier cycle que j'ai supervisé.
  • Il y a un grand écart entre mon premier article en 2007 et mon second en 2010. Pendant ce temps, je travaillais sur la mise en service de l'instrument TIMESINK que j'ai finalement utilisé pour toutes mes observations de thèse. »

Les lettres de référence sont l'endroit idéal pour inclure des informations plus personnelles. Cela peut être pertinent si vous faites quelque chose d'inhabituel comme apporter votre bourse Hubble à votre institut de doctorat, ce qui est généralement une mauvaise idée. Dans ce cas, demandez à l'un de vos rédacteurs de lettres de discuter brièvement mais franchement de vos raisons. Les examinateurs ne vous pénaliseront pas pour avoir une vie personnelle compliquée; nous sommes aussi des gens! Cependant, ils vous taperont pour avoir fait un mauvais choix scientifique s'ils ne peuvent pas identifier une bonne raison pour laquelle vous le faites.

Gardez votre CV concis!

Par souci de concision, conservez votre CV sous deux pages (hors publications). La meilleure façon de procéder consiste à s'en tenir à ce qui est le plus important. Mettez en surbrillance vos conférences invitées et accepté les propositions de télescope ou de subvention sur lesquelles vous étiez PI. De plus, même si cela va sans dire, évitez les peluches comme votre adhésion à l'AAS ou d'autres intérêts qui ne sont pas pertinents comme votre amour du squash ou de la vannerie. Le panel aime savoir que vous êtes un leader bien équilibré dans votre communauté scientifique, alors mentionnez les rôles de leadership ou de mentorat importants que vous avez occupés et les activités d'éducation et de sensibilisation du public auxquelles vous avez participé.

En ce qui concerne vos publications, numérotez vos articles; nous allons les compter de toute façon, même si vous ne le faites pas. Si vous avez plus de 6 à 8 publications avec comité de lecture, séparez vos premiers articles d'auteurs des autres en les mettant dans deux listes distinctes, et dans tous les cas, mettez votre nom en caractères gras. Assurez-vous également d'indiquer clairement quels articles sont publiés et lesquels sont soumis. Pour les articles soumis, incluez les dates de soumission pour montrer que ces articles n'ont pas tous été expédiés juste avant la date limite de bourse. Si vous avez des publications sans comité de lecture, répertoriez-les séparément et ne les incluez que si vos articles avec comité de lecture sont un peu rares. De même, vous ne devez pas inclure de documents «en préparation»; cela pourrait signifier n'importe quoi et nous les barrons. Si les étudiants que vous avez encadrés apparaissent sur les publications avec vous, essayez de l'indiquer dans votre liste de publications.

Enfin, si vous avez des articles très cités, donnez les numéros de citation. En fait, c'est probablement une bonne idée de lister le total des citations de tous vos premiers articles d'auteur. Vous pouvez également citer votre «indice H», mais sachez que de nombreuses personnes ne savent pas ce que c'est.

Rédigez un énoncé de recherche solide et facile à lire

Une proposition type comprend au moins 12 pages de texte, en comptant à la fois votre proposition et vos lettres. Les membres du comité en ont lu environ 100 (> 1 200 pages de lecture totale), alors permettez à un lecteur fatigué d'avoir un aperçu de votre travail. Une bonne façon de procéder consiste à utiliser de nombreux en-têtes de section en gras et à résumer les points clés de votre proposition. Pour vérifier que vous avez bien fait cela, demandez à quelques personnes de lire votre proposition très rapidement et d'écrire un résumé de 3 phrases. Vérifiez ensuite, ces 3 phrases reflètent-elles les points que vous considérez les plus importants? Si oui, vous avez probablement fait du bon travail! Cela aide également à écrire pour un large public. Gardez à l'esprit que si votre proposition fait la première coupe, elle est lue par l'ensemble du comité, qui comprend des personnes provenant d'un large éventail de sous-domaines. Assurez-vous que quelqu'un dans un sous-domaine entièrement différent puisse comprendre pourquoi votre travail est précieux et important. Enfin, assurez-vous de respecter les limites de page et les exigences de taille de police – certains panélistes deviennent très grincheux à ce sujet.

• Recherches antérieures
Lorsque vous discutez de vos recherches passées, mettez en évidence vos projets les plus intéressants avec le plus grand impact. Vous ne devez pas fournir une liste de blanchisserie de chaque projet sur lequel vous avez déjà travaillé. De même, ne présumez pas que les membres du comité reconnaîtront automatiquement l’impact de votre travail. Vous devez apporter la preuve des avantages que votre travail a apportés sur le terrain. (par exemple, «Notre nouvelle méthode de sélection de z> 6 galaxies a été adoptée par plusieurs autres grandes enquêtes (références).»)

• Les recherches en cours
En ce qui concerne vos recherches actuelles, assurez-vous que vos objectifs scientifiques et leurs implications générales sont limpides. Au-delà de cela, assurez-vous d'être très clair sur la façon dont vos objectifs scientifiques seront atteints. Lorsque vous faites cela, donnez juste assez de détails pour montrer que votre plan est à la fois bien pensé et réalisable, mais évitez les détails; le comité n'a pas besoin de voir vos calculs S / N.

Il y a quelques autres points que vous souhaitez clarifier au comité. Vous devez indiquer explicitement en quoi ce travail est un saut intellectuel par rapport à votre thèse. C'est bien si votre proposition est liée à votre travail de thèse (la plupart le sont), mais assurez-vous que ce n'est pas simplement la même chose. Vous devez également prendre soin de vous distinguer de vos concurrents. S'il y a d'autres groupes qui travaillent sur des problèmes similaires, reconnaissez-le et dites pourquoi votre approche est différente et meilleure. Assurez-vous d'expliquer brièvement comment votre établissement d'accueil proposé permettra la science que vous souhaitez faire. Enfin, abordez explicitement la pertinence de votre projet pour "Cosmic Origins", ou toute autre exigence déclarée de la bourse. Une ou deux phrases suffisent pour y remédier.

Vous avez plus de conseils? Vous avez d'autres questions? Écoutons-les dans les commentaires.

Meilleures pratiques pour les étiquettes de nom de conférence

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Hans Moritz Günther est chercheur au MIT. Il travaille sur les émissions à haute énergie des jeunes étoiles et de leurs jets et sorties. Dans le cadre de son travail de jour, il maintient MARX, le code Chandra ray-trace. Il était le président du comité organisateur local (COL) pour l'atelier Cool Stars 20 en 2018, qui comptait 550 participants, et était sur le COL pour deux conférences liées à TESS à l'été 2019. Ce poste est le premier d'une série d'articles sur des conseils pour l'organisation de conférences.

Sur la conception des étiquettes de nom

Avec le nombre de conférences auxquelles les astronomes assistent chaque année, il est compréhensible que les organisateurs de la conférence veuillent mettre l'accent sur le nom de la conférence sur l'étiquette de nom. Cependant, une conception d'étiquette de nom qui souligne le logo de la conférence laisse peu d'espace pour le nom et l'affiliation des participants, ce qui rend la lecture impossible sans l'utilisation d'un télescope à plus de 30 cm de distance. Lors des conférences, la plupart des astronomes veulent connaître le nom de la personne à qui ils parlent le plus rapidement possible. Veuillez donc garder le logo petit et le nom du participant BIG.

Légende: Mesures de 31 porte-noms de conférences d'astronomie. Dans la plupart des cas, seule une infime partie de la zone est utilisée pour les informations importantes (nom et affiliation). Voir cette page sur les tags de nom de conférence pour le code et plus de détails.

Sur les couleurs et les polices des étiquettes de nom

Tout comme le style et la couleur de la police ont un impact important sur l'absorption d'audience des diapositives dans une présentation, ces choix peuvent également affecter la compréhension des tags de nom. Les polices inhabituelles aux couleurs vives rendent le cerveau plus difficile à lire le texte qui, sur une étiquette de nom, devrait pouvoir être traité rapidement. Dans l'ensemble, traitez les étiquettes de nom lors de votre conférence de la même manière que vous traitez les figures dans vos articles: choisissez de grandes polices pour ce qui est important (nom et affiliation), imprimez-les en noir ou bleu foncé sur blanc et imprimez-les recto verso parce qu'ils volonté retourner. Les gens attachent leur étiquette de nom à des écharpes, des colliers ou des colliers, qui peuvent tous retourner votre petit papier soigneusement conçu sur son dos. Si vous devez absolument imprimer des informations telles que le mot de passe WiFi sur les étiquettes, imprimez deux étiquettes de nom et placez-les dans le support avec les noms tournés vers l'extérieur et glissez les détails supplémentaires sur un papier entre les deux.

Sur les porte-noms

Le COL devrait fournir un certain type de porte-étiquette. Il existe différentes variétés: goupille de sécurité, clip ou longe (ficelle autour du cou). Le dernier est probablement le plus courant, car il fonctionne sur toutes sortes de vêtements. Les épingles et les clips peuvent endommager les vestes en cuir ou les tissus légers. Donc, à mon avis, les tags de nom dans la plupart des conférences fonctionnent assez bien, mais il y a encore place à amélioration dans de nombreux cas.

Quels exemples particulièrement mémorables de porte-noms avez-vous vus par le passé?

Note de l'éditeur: Lors de la création de porte-noms pour les conférences, la capacité des participants à identifier leurs pronoms est très importante. Cela peut être fait en prévoyant un espace sur le tag de nom pour que les gens écrivent leurs pronoms préférés, ou en incluant un ruban qui peut adhérer à leur tag de nom avec leurs pronoms. Nous nous excusons pour la négligence de ne pas l'inclure dans le message d'origine.

Un atelier gratuit pour les astronomes en début de carrière qui souhaitent faire de meilleures relations avec les étudiants et le public

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Andrew Fraknoi a récemment pris sa retraite en tant que président du département d'astronomie du Foothill College, a été directeur exécutif de la Société astronomique du Pacifique pendant 14 ans et est le modérateur des ateliers des ambassadeurs.

Vendredi et samedi 3-4 janvier 2020, conjointement avec la 235e réunion de l'American Astronomical Society à Honolulu, HI.

L'American Astronomical Society (AAS) parraine un atelier gratuit de renforcement des compétences – et une communauté de pratique continue – pour aider les astronomes en début de carrière à fournir une sensibilisation efficace aux écoles, aux familles et au public. En collaboration avec la Société astronomique du Pacifique, le Portail pour le projet public et d'autres organisations de sensibilisation, le programme AAS Astronomy Ambassadors (maintenant dans sa huitième année) offre deux jours de formation pratique, de vastes ressources et des activités pré-testées. – plus la possibilité de rejoindre un groupe de pairs partageant les mêmes idées.

Si vous êtes un étudiant diplômé, un post-doctorant, un professeur récent ou un chercheur récent, et que vous êtes intéressé à consacrer une fraction de votre temps à aider les étudiants et le public à acquérir des compétences scientifiques, c'est une invitation à affiner vos compétences de sensibilisation et à vous joindre à la communauté grandissante des ambassadeurs d'astronomie AAS (plus de 200 membres).

L'atelier des ambassadeurs de l'astronomie de l'AAS se tiendra le vendredi et le samedi avant le début de la réunion d'hiver de l'AAS à Honolulu, HI. Les participants passeront deux jours actifs à apprendre des techniques, à examiner des matériaux sélectionnés et à se connaître et à découvrir une communauté d'astronomes existante. Il y aura des séances appropriées pour ceux qui ont déjà fait de la sensibilisation et pour ceux qui ne sont que des débutants. Aucune expérience n'est requise. Nous voulons surtout encourager la participation des membres de groupes sous-représentés en science.

Les coûts de l'atelier sont couverts par l'AAS et une subvention de la National Science Foundation, donc l'inscription (pour l'atelier uniquement, pas pour la réunion de l'AAS), le matériel et les déjeuners de deux jours sont gratuits. Si nécessaire, nous pouvons également vous rembourser jusqu'à deux nuits d'hébergement dans l'un des hôtels de réunion désignés si votre présence à l'atelier vous oblige à vous rendre au lieu de la réunion plus tôt que vous ne le feriez autrement. (Les participants devraient être membres de l'AAS ou adhérer et s'inscrire à la réunion de l'AAS elle-même. Notez que les frais d'adhésion à l'AAS sont considérablement réduits pour les étudiants et les éducateurs.)

Les candidatures sont acceptées maintenant et doivent être soumises au plus tard le 19 novembre 2019. Cependant, l'espace est limité et les candidats retenus sont acceptés sur une base continue, nous vous invitons donc à déposer votre candidature avant que tous les espaces ne soient épuisés!

Dîners de conférence: avantages, inconvénients et vos options

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Hans Moritz Günther est chercheur au MIT. Il travaille sur les émissions à haute énergie des jeunes étoiles et de leurs jets et sorties. Il était le président du COL pour l'atelier Cool Stars 20 en 2018 (550 participants), et était sur le COL pour deux conférences liées à TESS à l'été 2019. Ce billet est le deuxième d'une série d'articles sur les conseils pour organiser des conférences.

Avez-vous besoin d'un dîner de conférence? Si vous organisez une conférence et que vous devez vous poser cette question, la réponse est probablement «non». Cependant, un dîner peut être une bonne occasion de passer du temps, de parler avec désinvolture de la science et d'apprendre à connaître un peu vos collègues astronomes. mieux. Le plus souvent, la question «dîner ou pas» est décidée par la tradition (certaines séries de conférences l'ont toujours) et par le budget. Dans cet article, je vais décrire le processus de planification d'un dîner de conférence qui pourrait vous aider à décider si vous souhaitez en avoir un ou non.

L'organisation d'un dîner de conférence peut être la tâche la plus ardue de tout le processus de planification de la conférence. Il existe de nombreuses options, une large gamme de prix, et bien que de nombreux astronomes aiment sortir, peu d'entre nous ont tenté de réserver une table pour nous-mêmes et 125 de nos amis les plus proches. En fait, la seule fois où la plupart des gens s'occupent de quelque chose d'aussi grand est pour un mariage, les sites Web de planification de mariage sont donc des endroits appropriés pour chercher des conseils. Par exemple, il existe des guides utiles sur le choix d'un buffet ou d'un plat.

Dans cet article, je vais partager quelques choses que nous avons apprises de l'organisation du dîner de conférence pour Cool Stars 20 à Boston. Chaque ville est différente, mais j'espère pouvoir expliquer certains des compromis que chaque organisateur de conférence doit faire et vous aider à comprendre pourquoi certaines choses peuvent ne pas fonctionner correctement (en tant que participant), ainsi que vous donner quelques idées si vous organisez votre propre dîner de conférence.

Stock photo, licence CC0

La première étape de la planification d'un dîner de conférence consiste à définir le cadre: environ combien de personnes y assisteront et quel est votre budget par personne? En règle générale, plus petit et moins cher est plus facile. Vous voudrez réserver un restaurant ou un traiteur quelques semaines à l'avance pour 50 personnes, quelques mois à l'avance pour 100 à 200 personnes et un an à l'avance pour 500 personnes. Même dans une ville comme Boston, nous avons constaté qu'il n'y a qu'une poignée d'emplacements pouvant accueillir plus de 500 personnes pour un dîner officiel.

Comment payez-vous cela? Un dîner peut être inclus dans les frais de conférence. Cela augmente vos coûts, mais facilite la planification puisque vous savez que presque tout le monde y participera; les dîners payants attirent généralement la moitié ou moins des participants à la conférence. C'est parce que dans de nombreux pays, l'institut remboursera l'intégralité des frais d'inscription, mais il y a une limite sur les remboursements alimentaires (par exemple, en Allemagne, cette limite est d'environ 25 EUR par jour, ce qui laisse environ 10 EUR pour le dîner).

Que servez-vous? Personnellement, j’aime quelque chose avec une touche locale, mais ça dépend vraiment de vous. Ce qui est important à savoir, c'est que les astronomes ont une fraction plus élevée de végétariens que la population moyenne. Chez Cool Stars 20, les choix étaient d'environ 15% de végétariens, 30% de poisson et 55% de viande.

Attendez-vous à ce qu'environ 1 astronome sur 100 ait des demandes alimentaires plus restrictives que végétariennes (par exemple, végétaliennes ou intolérantes au lactose). Dites aux gens comment vous donner ces détails, comme un champ dans le formulaire d'inscription ou par e-mail, afin que vous puissiez transmettre ces informations à votre traiteur et vous assurer qu'il aura quelque chose à manger.

De style buffet ou servi sur des tables? Certaines personnes détestent fortement les buffets car il y a des lignes et toujours le risque de manquer de certains plats, ce qui est mauvais pour les végétariens en fin de ligne. D'un autre côté, de nombreux astronomes ne se souviendront de toute façon pas de leur choix initial et choisiront spontanément dans le buffet, donc le fait de manquer du composant particulier qu'ils ont commandé initialement ne les affectera pas. Pour Cool Stars 20, les participants ont choisi parmi les options de viande, poisson ou végétarien dans le formulaire d'inscription. Nous avons confirmé le choix au bureau d'inscription le premier jour et plus de la moitié des participants ne se rappelaient pas à quoi ils s'étaient inscrits (les végétariens et les personnes allergiques s'en souviendront!). Si vous faites un dîner à l'assiette, vous devrez pré-commander le nombre de chaque plat offert. Les chiffres définitifs sont généralement dus environ deux semaines avant l'événement. Lors de l'événement, les serveurs devront savoir qui obtient quel plat. Une façon courante de le faire est de distribuer des cartes à code couleur. («Mettez ce carton rouge dans votre assiette pour la viande», etc.) Cela signifie que vous devez remettre ces cartes, soit lors de l'inscription à la conférence (et ensuite les gens les oublient ou les perdent) ou au dîner (et ensuite vous avez besoin une autre ligne d'enregistrement). Alternativement, pour un buffet, ce n'est pas grave si trois personnes prennent du poisson au lieu de la viande et d'autres prennent de la viande au lieu du poisson. La loi des grands nombres signifie qu'elle fonctionnera. Oh, et méfiez-vous des changements de dernière minute avec des dîners plaqués. ("Ce billet supplémentaire était pour ma femme et maintenant je veux le donner à mon élève à la place. Puis-je passer au poisson?") Cela peut sembler une demande si simple, et en tant qu'organisateur, vous pensez que vous devriez essayer d'accommoder tout le monde , mais méfiez-vous de créer un précédent. Cela pourrait être bien pour un ou deux, mais 5 à 10% des participants demanderont des changements. Pour une conférence de 500 personnes, cela pourrait représenter jusqu'à 50 personnes. Vous perdrez la trace de qui a donné quel billet à qui et il y aura du chaos. Donc, ma recommandation: allez-y avec un buffet si vous le pouvez.

Les dîners de conférence peuvent coûter cher. Un repas de trois plats dans un restaurant exceptionnel peut vous coûter de 50 $ à 80 $ par personne. Les billets pour les boissons coûteront environ 10 $ à 15 $ par boisson. Ajoutez le transport sur le site, le loyer de la salle, les fleurs sur la table et les autres coûts non inclus (aux États-Unis, taxes et pourboires), et un dîner officiel peut coûter 150 $ par personne. Mais selon les options que vous choisissez, les dîners de conférence peuvent également être bon marché. Si vous êtes à la campagne et que vous servez un barbecue près du feu de camp, vous pouvez probablement vous contenter de 30 $ par personne.

Une dernière considération: l'atmosphère plus détendue lors des événements sociaux de la conférence offre aux participants l'occasion de baisser la garde, mais un rappel des politiques anti-harcèlement, telles que celles de l'American Astronomical Society et de l'European Astronomical Society, peut aider à freiner tout comportement inapproprié. Limiter la quantité d'alcool disponible peut également être une bonne idée.

Ceci a été mon expérience. Veuillez partager d'autres expériences et conseils dans les commentaires.

Conférence Swag: ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas

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Hans Moritz Günther est chercheur au MIT. Il travaille sur les émissions à haute énergie des jeunes étoiles et de leurs jets et sorties. Il était président du COL pour l'atelier Cool Stars 20 en 2018 (550 participants), et était sur le COL pour deux conférences liées à TESS à l'été 2019. Ce poste est le troisième d'une série de messages sur les conseils pour organiser des conférences.

J'ai récemment fait partie du comité organisateur local (COL) pour trois conférences différentes avec 125 à 550 participants. Pour chaque conférence, le COL a discuté du butin à distribuer. Quand je dis «swag», je veux dire les articles donnés lors de l'inscription à la conférence qui sont souvent imprimés avec le logo de la conférence tels que des stylos, des bouteilles d'eau et des sacs à dos. Aux États-Unis seulement, l'industrie des produits promotionnels vaut 18 milliards de dollars, et une recherche sur Internet de «produit promotionnel» ou de «conférence» révèle de nombreux fournisseurs bon marché avec tous les impacts que les biens de consommation bon marché peuvent avoir sur l'environnement. et les ouvriers qui les fabriquent.

D'une part, le butin de la conférence semble être un excellent moyen de faire sortir votre logo et donne aux participants à la conférence quelque chose à ramener à la maison en souvenir. L'industrie de la publicité fait certainement de son mieux pour faire de la publicité (voir cette «étude» du Advertising Specialty Institute). D'un autre côté, je suis rentré d'une conférence avec un sac en plastique plein de dépliants promotionnels pour les magasins et restaurants de la ville hôte (que la plupart des gens jettent dès qu'ils ont reçu le sac), un petit échantillon d'alcool local (ce que je pensais être une idée mignonne, bien que je ne bois pas d'alcool), un slinky avec un logo (pourquoi?), un stylo pas cher (tout le monde a un stylo et chaque hôtel les donne), et un cahier pas cher (beaucoup les astronomes prennent des notes par voie électronique et ne veulent pas ramener un ordinateur portable à la maison, alors ils le jettent).

Pendant les discussions du COL, le sujet du swag revient généralement quelques semaines avant la conférence et d'après mon expérience, ce fut l'une des discussions les plus longues et les plus controversées que nous ayons eues. Après tout, le swag est relativement bon marché, généralement seulement quelques dollars par participant et ne devrait pas dominer le travail du COL. Sur la base de ces expériences, j'écris cet article pour discuter du butin de la conférence comme référence pour les futurs organisateurs et participants de la conférence.

Mon opinion personnelle est de ne pas avoir de butin du tout, ou tout au plus un seul article de haute qualité qui peut être commandé après la fin de l'inscription s'il reste de l'argent dans le budget. Si vous pensez à de grandes conférences récurrentes organisées par des organisations professionnelles telles que l'AAS ou SPIE, aucune d'entre elles n'a été payée par les frais d'inscription à la conférence, bien qu'elles aient des salles d'exposition où les fournisseurs et les institutions donnent des articles tels que des épingles, stylos et bouteilles d'eau comme moyen de publicité.

Ne vous méprenez pas – je ne suis pas spécifiquement opposé aux tasses à café. Je suis simplement opposé à la commande d'un tas de swag que moins de la moitié des participants utiliseront réellement. Mon opposition à cela découle à la fois de la conscience environnementale et de la responsabilité fiscale.

Tout le swag n'est pas mauvais. Par exemple, Cool Stars 18 à Flagstaff, AZ avait des bouteilles d'eau et un écran solaire avec un logo de conférence, qui ont tous deux été largement utilisés par les participants pendant la conférence. Très peu de gens ont anticipé l'effet de la haute altitude et de l'air sec. De nombreux participants seraient sans aucun doute rentrés chez eux avec de graves coups de soleil sans le butin de la conférence. Je pense que c'est un excellent exemple de butin bien choisi. Mais c'est une exception, pas la règle. Si vous avez une excellente idée de butin spécifique à votre conférence et à votre emplacement, allez-y. Sinon, n'allez pas avec des tasses, des stylos et des cahiers standard (voir cette liste à prendre ou à jeter). Allez les mains vides et réduisez les frais d'inscription ou dépensez cet argent en restauration supplémentaire. Tout le monde apprécie plus de cookies!

Y a-t-il des exemples particulièrement intéressants de butin que vous avez vus? Mettez cela dans les commentaires pour recueillir des idées vraiment bonnes et utiles pour l'avenir.

Affiches de conférence sur les tissus FTW! [Repost]

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Ce post a été écrit à l'origine par Emily Rice, qui est professeur agrégé au Macaulay Honors College de CUNY. Il a été mis à jour pour refléter les informations et liens actuels. Pensez à des affiches en tissu pour la 235e réunion d'hiver de l'AAS à venir! Vous pouvez consulter les commentaires sur le message d'origine pour plus de conseils.

Chers collègues, j'ai imprimé ma dernière affiche de conférence papier et porté mon dernier tube d'affiche. Forsooth J'ai découvert l'affiche en tissu, et je ne regarderai jamais en arrière! Les affiches en tissu sont de haute qualité d'impression, moins chères que les affiches en papier et beaucoup plus faciles à transporter. Le seul inconvénient est que vous devez les commander au moins une semaine à l'avance pour le meilleur produit.

Les affiches en tissu sont de plus en plus populaires lors des conférences, et il existe de nombreuses sources en ligne. Après avoir été impressionnée par l'affiche de Caroline Morley à Cool Stars 18, j'étais prête à franchir le pas pour STARtorialist à AAS 225. J'ai fait un aperçu limité d'autres affiches en tissu à AAS 225, et pour autant que je sache, le vainqueur clair est ce que je essayé: Tissu Performance Knit de Spoonflower. (Note de l'éditeur: le piqué de performance est désormais le tissu recommandé pour les affiches, et le tricot de performance n'est plus disponible.)

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<p>L'affiche est arrivée légèrement pliée après avoir été pliée dans l'enveloppe d'expédition, mais les plis ont disparu après une courte période de temps sur le lit de l'hôtel. Le tissu est léger mais solide, lisse au toucher et peu extensible. Les images imprimées sont éclatantes et nettes. Même les plus petites polices que j'utilisais (natif 24 points, ~ 14-16 points dans une image collée) semblaient claires et lisibles. L'affiche s'est accrochée facilement sans s'affaisser (preuve), et je pourrais même la porter dans mon sac pendant le reste de la conférence (la meilleure réponse à «Désolé d'avoir raté votre affiche» est définitivement: «Ne vous inquiétez pas, je l'ai bien ici!"). Si vous avez peur que personne ne vous reconnaisse à l'aéroport sans votre fidèle tube à affiche, vous pouvez porter votre affiche comme une cape ou un foulard! Assurez-vous simplement de soumettre une photo à STARtorialist.</p>
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L'inconvénient de Spoonflower est le temps d'impression / d'expédition: vous devrez terminer votre affiche une semaine avant la conférence. Le délai d'exécution d'impression standard de Spoonflower change en fonction du volume de la commande. Aujourd'hui, le délai d'exécution est de 7 à 8 jours, ce qui représente une éternité dans le temps de préparation pré-conférence. La livraison garantie arrive deux jours après son expédition, mais ne précipite pas l'impression. Les commandes de livraison urgente passées avant midi HNE seront expédiées le jour ouvrable suivant.. Avant l'AAS 225, j'ai passé ma commande le 24 décembre, elle a été expédiée le 29 décembre et est arrivée le 31 décembre. Pour un yard / affiche, les coûts sont de 3 $ pour l'expédition standard, 15 $ pour la livraison garantie et 25 $ pour la livraison urgente. Les frais d'expédition sont déterminés par le poids, donc la combinaison des commandes peut réduire le coût: j'ai testé 2 mètres (6 $, 15 $, 25 $), 3 mètres (6 $, 28 $, 48 $) et 4-6 mètres (7 $, 28 $, 48 $). Cela peut réduire votre coût à 30 $ par affiche, y compris la livraison urgente!

À l'AAS 225, j'ai également vu une affiche en coton peigné imprimée Spoonflower et plusieurs affiches PosterSmith. Le tissu en coton de Spoonflower coûte un peu moins cher, mais il était fin et blanc cassé avec des fibres visibles. PosterSmith a reçu des critiques positives pour l'impression et l'expédition rapides (reçues en deux jours dans la Pennsylvanie rurale!), Mais le prix est similaire à Fedex Office (118 $ pour une affiche de 42 "par 42", expédition incluse), et la qualité était décente mais pas étourdissant. L'impression avait l'air bonne – des couleurs vives et des lignes nettes – mais les affiches étaient rigides et certaines avaient des plis qui ne bougeaient pas. Spoonflower a beaucoup plus d'options de tissus à essayer, mais je vais m'en tenir au tricot de performance.

Avez-vous imprimé une affiche en tissu de Spoonflower, PosterSmith ou d'un autre service? Partagez vos avis dans les commentaires!

Affiches de conférence sur les tissus FTW! [Repost]

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Ce post a été écrit à l'origine par Emily Rice, qui est professeur agrégé au Macaulay Honors College de CUNY. Il a été mis à jour pour refléter les informations et liens actuels. Pensez à des affiches en tissu pour la 235e réunion d'hiver de l'AAS à venir! Vous pouvez consulter les commentaires sur le message d'origine pour plus de conseils.

Chers collègues, j'ai imprimé ma dernière affiche de conférence papier et porté mon dernier tube d'affiche. Forsooth J'ai découvert l'affiche en tissu, et je ne regarderai jamais en arrière! Les affiches en tissu sont de haute qualité d'impression, moins chères que les affiches en papier et beaucoup plus faciles à transporter. Le seul inconvénient est que vous devez les commander au moins une semaine à l'avance pour le meilleur produit.

Les affiches en tissu sont de plus en plus populaires lors des conférences, et il existe de nombreuses sources en ligne. Après avoir été impressionnée par l'affiche de Caroline Morley à Cool Stars 18, j'étais prête à franchir le pas pour STARtorialist à AAS 225. J'ai fait un aperçu limité d'autres affiches en tissu à AAS 225, et pour autant que je sache, le vainqueur clair est ce que je essayé: Tissu Performance Knit de Spoonflower. (Note de l'éditeur: le piqué de performance est désormais le tissu recommandé pour les affiches, et le tricot de performance n'est plus disponible.)

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<p>L'affiche est arrivée légèrement pliée après avoir été pliée dans l'enveloppe d'expédition, mais les plis ont disparu après une courte période de temps sur le lit de l'hôtel. Le tissu est léger mais solide, lisse au toucher et peu extensible. Les images imprimées sont éclatantes et nettes. Même les plus petites polices que j'utilisais (natif 24 points, ~ 14-16 points dans une image collée) semblaient claires et lisibles. L'affiche s'est accrochée facilement sans s'affaisser (preuve), et je pourrais même la porter dans mon sac pendant le reste de la conférence (la meilleure réponse à «Désolé d'avoir raté votre affiche» est définitivement: «Ne vous inquiétez pas, je l'ai bien ici!"). Si vous avez peur que personne ne vous reconnaisse à l'aéroport sans votre fidèle tube à affiche, vous pouvez porter votre affiche comme une cape ou un foulard! Assurez-vous simplement de soumettre une photo à STARtorialist.</p>
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L'inconvénient de Spoonflower est le temps d'impression / d'expédition: vous devrez terminer votre affiche une semaine avant la conférence. Le délai d'exécution d'impression standard de Spoonflower change en fonction du volume de la commande. Aujourd'hui, le délai d'exécution est de 7 à 8 jours, ce qui représente une éternité dans le temps de préparation pré-conférence. La livraison garantie arrive deux jours après son expédition, mais ne précipite pas l'impression. Les commandes de livraison urgente passées avant midi HNE seront expédiées le jour ouvrable suivant.. Avant l'AAS 225, j'ai passé ma commande le 24 décembre, elle a été expédiée le 29 décembre et est arrivée le 31 décembre. Pour un yard / affiche, les coûts sont de 3 $ pour l'expédition standard, 15 $ pour la livraison garantie et 25 $ pour la livraison urgente. Les frais d'expédition sont déterminés par le poids, donc la combinaison des commandes peut réduire le coût: j'ai testé 2 mètres (6 $, 15 $, 25 $), 3 mètres (6 $, 28 $, 48 $) et 4-6 mètres (7 $, 28 $, 48 $). Cela peut réduire votre coût à 30 $ par affiche, y compris la livraison urgente!

À l'AAS 225, j'ai également vu une affiche en coton peigné imprimée Spoonflower et plusieurs affiches PosterSmith. Le tissu en coton de Spoonflower coûte un peu moins cher, mais il était fin et blanc cassé avec des fibres visibles. PosterSmith a reçu des critiques positives pour l'impression et l'expédition rapides (reçues en deux jours dans la Pennsylvanie rurale!), Mais le prix est similaire à Fedex Office (118 $ pour une affiche de 42 "par 42", expédition incluse), et la qualité était décente mais pas étourdissant. L'impression avait l'air bonne – des couleurs vives et des lignes nettes – mais les affiches étaient rigides et certaines avaient des plis qui ne bougeaient pas. Spoonflower a beaucoup plus d'options de tissus à essayer, mais je vais m'en tenir au tricot de performance.

Avez-vous imprimé une affiche en tissu de Spoonflower, PosterSmith ou d'un autre service? Partagez vos avis dans les commentaires!